در حالی که مدیریت بحران ممکن است یکی از مهمترین اولویت های یک مدیر باشد، یکی از پیچیده ترین حوزه ها برای پیمایش است. بنابراین، تعجب آور نیست که آماده سازی بحران برای یک شرکت می تواند از هزینه بالایی داشته باشد (بسته به صنعت و مکان). در مقایسه، شرکت‌های ناآماده در یک بحران می‌توانند نزدیک به میلیون‌ها ریال برای کاهش بحران هزینه کنند و در عین حال صدها میلیون از اعتبار و ارزش سهامداران را از دست بدهند.
مسئله واقعی مدیریت بحران این است که به طور باورنکردنی غیرقابل پیش بینی است. شما هرگز نمی دانید چه زمانی و چه نوع بحرانی رخ خواهد داد. همه گیری کووید-19 را در نظر بگیرید. اگر کسی در سال 2019 به ما می گفت که جهان در یک قرنطینه دو ساله با تغییر کامل شبیه به دنیایی دور افتاده خواهد بود، ما آن را به عنوان یک دروغ بزرگ رد می کردیم.
در همین حال، یک نظرسنجی Spiceworks نشان داد که در حالی که 95٪ از سازمان ها یک برنامه بازیابی بحران دارند، 23٪ هرگز واقعاً کارآیی آن طرح را آزمایش نمی کنند. و 61٪ از این افراد دلیل عدم تست خود را کمبود زمان و بقیه می گویند به دلیل منابع ناکافی است.
بنابراین، به جرات می توان گفت که اکثر رهبران نه تنها از نظر ذهنی برای مقابله با یک بحران ناگهانی آمادگی ندارند، بلکه مطمئن نیستند که چگونه نیروی کار خود را در موقعیت های پرخطر مدیریت کنند.
1. مشکل را تایید کنید
رهبران گاهی اوقات از تایید و تصدیق این که در یک بحران هستند امتناع می‌ورزند، نمی‌توانند سایرین را از حقیقت موضوع آگاه کنند، قضاوت‌های ضعیفی می‌کنند و در نتیجه به رهبران بحران ناکارآمد تبدیل می‌شوند. اگر استراتژی معمول شما این است که مشکل را پشت پرده پنهان کنید، این کار را نکنید. هیچ کس دوست ندارد در تاریکی بماند، و همین امر در مورد کارمندان شما نیز صدق می کند.
بر اساس یک نظرسنجی از کارگران شرکت‌های بزرگ، 84 درصد گفتند که اطلاعات کافی از مدیریت ارشد دریافت نمی‌کنند و 75 درصد گفتند که کارفرمایان آنها را در مورد تغییرات در سیاست‌ها و اهداف به‌روز نگه نمی‌دارند. تقریباً همین تعداد (74٪) گفتند که پیام‌های "مستمر" از سوی مدیریت ارشد برای آنها مهم است، علیرغم این واقعیت که آنها بسیار اندک هستند.
با کارکنان خود با احترام رفتار کنید و حقیقت موضوع را به طور شفاف در میان بگذارید. با این حال، باید بدانید که شفافیت مساوی با منفی نگری نیست. حتی اگر خبر بدی برای ارائه دارید، روی آن تمرکز نکنید. به تیم خود الهام دهید که به جای آنچه در کوتاه مدت اتفاق می افتد، به تصویر بزرگتر نگاه کنند. با تیم خود بنشینید و در مورد مراحل بعدی، خطرات مرتبط با برنامه اقدام (در صورت وجود) و آنچه که می توان فوراً برای کاهش مشکل انجام داد، صحبت کنید.
2. "خود رهبری" را در میان تیم خود رواج دهید
هنگامی که با یک بحران مواجه می شوید، ممکن است کارمندان شما احساس مخالفت کنند زیرا از آنها انتظار می رود که دستورالعمل ها را دنبال کنند. در شرایط عادی، اینکه افراد دقیقاً همان کاری را که شما می خواهید انجام دهند، ممکن است ایده آل به نظر برسد، اما در مواقع بحران، این کارمندان منفعل اغلب بیشترین آسیب را می بینند. آنها از شما یعنی رهبرشان، انتظار دارند که همه فکرها را برایشان انجام دهید، و در نتیجه، آنها در این موقعیت حساس به جای دارایی، یک بدهی هستند.
رهبری قاطع مهمترین کاری است که می توانید برای مدیریت بحران انجام دهید. و برای رهبری قاطعانه در یک بحران، باید خط مقدم تصمیم گیرندگانی ایجاد کنید که می توانند به شما در پیگیری سریع، اجرا و انتقال برنامه به بقیه تیم های داخلی کمک کنند.
به همین دلیل است که به عنوان یک رهبر و یک سازمان، همیشه باید تلاش کنید تا کارکنان خود را به قهرمانان سازمانی تبدیل کنید. به کارکنان خود مأموریت، نقش و احساس مالکیت در کارشان بدهید. هنگام مواجهه با یک بحران، به خاطر داشته باشید:
داشتن چشم انداز به افراد شما کمک می کند تا روی آنچه مهم است متمرکز بمانند.
داشتن یک نقش تخصصی به کارکنان این امکان را می دهد که مستقل تر باشند و به طور فعال راه حل ها، ایده ها و تخصص را ارائه دهند.
داشتن حس مالکیت باعث القای غرور در کار فرد می شود، که می تواند برای حفظ انگیزه کارکنان در مراحل مختلف بحران بسیار مهم باشد.
به این تصمیم گیرندگان قدرت دهید تا هر زمان که ممکن است ابتکار عمل را به دست گیرند و به وضوح تعریف کنید که چه چیزی، چه زمانی و چه کسی باید تشدید شود. پیش فرض شما باید تصمیم گیری از پایین به بالا باشد تا از بالا به پایین.
3. نقاط اصطکاک و خطوط قرمز سازمانی را کاهش دهید
هیچ زمان یا فضایی برای مشورت گسترده طی یک بحران وجود ندارد. یکی از اولویت های اصلی یک رهبر در طول بحران محدود کردن تعداد نقاط اصطکاک میباشد، نقاط اصطکاک یعنی هر چیزی که مانع تصمیم گیری سریع باشد - از سلسله مراتب غیرضروری در فرآیند تصویب تا کمبود بودجه اضطراری.
با تکیه بر نکته قبلی تشویق خود رهبری، رهبران می توانند با انتخاب گروه کوچکی از رهبران تیم برای تسریع در تصمیم گیری، بوروکراسی را کاهش دهند. به‌عنوان یک رهبر، شما واقعاً فرصت حدس و گمانه زنی را ندارید، بنابراین وقتی نوبت به مدیریت مؤثر یک بحران می‌رسد، همه چیز به موارد زیر مربوط می‌شود:
ایجاد یک لیست اولویت های بی معنی. شما نمی خواهید کارمندانتان وقت و انرژی خود را روی چیزهای اشتباه هدر دهند. اولویت های خود را در اوایل بحران مستندسازی کنید، کل تیم خود را در همان صفحه قرار دهید و کمی فضای تنفسی برای ایجاد هر گونه تغییر در برنامه در حین حرکت به جلو بگذارید.
به تصمیم گیرندگان خط مقدم خود استقلال کامل بدهید. در حالی که به احتمال زیاد اشتباهات زیادی را مشاهده خواهید کرد، این بخشی اجتناب ناپذیر از این فرآیند است.
ابتدا تصمیمات کم تاثیر را اولویت بندی کنید. راستش را بخواهید، تصمیم گیری اشتباه، به ویژه زمانی که تحت فشار شدید باشید، بسیار رایج است. به همین دلیل، ایده خوبی است که ابتدا با تصمیماتی که تأثیر زیادی ندارند، مقابله کنید و تنها پس از آن به سمت تصمیم گیری با تأثیرگذاری بالاتر بروید. انجام این کار تضمین می کند که کارمندان شما درک واقع بینانه ای از آنچه در خطر است دارند و در عین حال اعتماد به نفس خود را القا می کنند.
4. طی مسیر همدلی خود را کنار نگذارید
شاید اکنون بیش از هر زمان دیگری، کارکنان شما به شما نیاز دارند. در مواقع بحران، مراقبت از افراد خود یکی از مهم ترین کارهایی است که می توانید انجام دهید.
رهبری بحران نه تنها مستلزم همدلی با کسانی است که آسیب دیده اند، بلکه مستلزم توانایی مشخص کردن منبع مشکلات با پرسیدن سؤالات درست از افراد مناسب در زمان مناسب است. همدلی معادل این است که به کارمندان خود بگویید: "من به رضایت و رفاه شما اهمیت می دهم" اما اطمینان حاصل کنید که افراد آن را به عنوان نقطه ضعف شما تلقی نمی کنند.
کارمندان وقتی احساس ارزشمدی و اهمیت کنند به شرکت ها متعهدتر هستند. همدلی شما را قادر می سازد به جای بی اعتمادی، به نیازهای تیم خود با صراحت پاسخ دهید. همه چیز در مورد ایجاد تعادل بین شفقت و واقعیت است.
اما چالش واقعی این است که چگونه همدل باشیم و در عین حال اطمینان حاصل کنیم که اهداف تیم همچنان برآورده می شوند. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند جنبه همدلانه خود را با جنبه مدیریتی خود متعادل کنید:
- یک فرهنگ قوی برای شناخت ایجاد کنید: به رسمیت شناختن معنی دار، مهم نیست که چقدر جزئی، می تواند تأثیر باورنکردنی بر روحیه کارکنان شما داشته باشد. به خصوص در مواقع بحرانی، حتی عمل کوچک گفتن یک «متشکرم» واقعی می تواند به کارمندان شما انگیزه ای بدهد که از دست داده بودند.
- چک‌کردن های غیررسمی هفتگی را انجام دهید: هر هفته حداقل پنج دقیقه وقت انفرادی با کارمندان خود برنامه ریزی کنید. با دعوت از کارمندان برای بحث در مورد فراز و فرودهای هفته خود، این جلسات را شخصی تر کنید. اطمینان حاصل کنید که این بحث‌ها جنبه‌های شخصی و حرفه‌ای زندگی کارکنانتان را پوشش می‌دهد تا تصویر کاملی از سلامت روانی آنها داشته باشید. مطمئن شوید که یک برنامه کمک به کارمندان (EAP) یا یک طرح سلامت روان برای کمک به کارمندانی که ممکن است به کمک نیاز داشته باشند، داشته باشید.
مقاله: سلامت روان در محیط کار
- شروع به دفاع از اهداف واقع بینانه و استانداردهای بهره وری کنید: مقابله با یک بحران نه تنها رفاه شما را مختل می کند، بلکه رفاه کارکنان شما را نیز مختل می کند. معمولاً در چنین شرایطی دچار فرسودگی شغلی، استرس و اضطراب می شوید. به عنوان یک رهبر، وظیفه شما ایجاد یک فضای مثبت و نشاط آور است که در آن کارکنان احساس کنند برای انجام کاری نیازی به سوختن ندارند. شما می توانید با یک فرآیند هدف گذاری با استفاده از چارچوب اهداف SMART شروع کنید تا به تیم خود کمک کنید تا بفهمد چه اهدافی واقعا امکان پذیر هستند.
5. یک استراتژی ارتباطی قوی و سازگار داشته باشید
یک واکنش تمام عیار به بحران مستلزم حمایت و مشارکت قابل توجه تیم های داخلی متعدد در سازمان است. در نتیجه، هر طرحی که در نهایت اجرا کنید، تقریباً به طور قطع جامع، چند لایه و یکپارچه در سراسر سازمان خواهد بود.
با این حال، برای اینکه چنین طرح جامعی مؤثر واقع شود، تیم های داخلی شما باید از زمان و نحوه انجام امور بخش های مربوطه خود، آگاه باشند. و این تنها در صورتی امکان پذیر است که یک برنامه ارتباطی محکم برای مقابله با چنین موقعیت های پرخطری داشته باشید.
اینجاست که داشتن یک جعبه ابزار ارتباطی تطبیقی می‌تواند به رهبران کمک کند تا سر و صدا را کاهش دهند و به تیم کمک کند تا در تمام مراحل بحران به طور مؤثر همکاری کند. در کنار داشتن یک استراتژی ارتباطی واضح، زمانی که شما و تیمتان آموزش های ارتباطی قبلی را دیده اید، کمک می کند. در حالی که این نکته ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما هرکسی که در یک بحران سازمانی قرار گرفته است می‌داند که ارتباط در یک بحران چقدر متفاوت از مثلاً راه‌اندازی پروژه است.
یادگیری مهارت های ارزشمند در حال حاضر شما را برای یک بحران آینده آماده می کند
مقاله: 10 مهارت برتر ارتباطی برای موفقیت شغلی
ویژگی های رهبری مورد نیاز در یک بحران بسیار متفاوت از ویژگی های مورد نیاز در شرایط عادی است. ما همیشه نمی‌توانیم شرایط خود را کنترل کنیم، اما می‌توانیم نحوه واکنش و برخورد با موقعیت‌ها را کنترل کنیم.
به همین دلیل است که هنگام بحث در مورد مدیریت بحران، اصطلاحاتی مانند «تطبیق‌پذیر»، «چابک» و «تعیین‌کننده» اغلب استفاده می‌شود. اگر شما به عنوان یک رهبر، مایل به تغییر نحوه برقراری ارتباط، کار و رهبری خود نباشید، گذر کردن موفقیت آمیز از یک بحران کاری تقریباً غیرممکن خواهد بود.