1. گوش دادن فعال
گوش دادن فعال به معنای توجه دقیق به افرادی است که با آنها ارتباط برقرار می کنید، از طریق ارتباط با آنها، سؤال پرسیدن و بیان مجدد. تمرین گوش دادن فعال می تواند باعث ایجاد احترام در بین همکاران و افزایش درک در محل کار شود. همانطور که فعالانه گوش می‌دهید، روی سخنران تمرکز کنید، از حواس‌پرتی‌هایی مانند تلفن‌های همراه، لپ‌تاپ یا سایر پروژه‌ها اجتناب کنید، و با آماده کردن سؤالات، نظرات یا ایده‌هایی برای پاسخگویی متفکرانه بپردازید.
با توجه به حالات چهره، زبان بدن و لحن دیگران، توانایی گوش دادن فعال خود را بهبود بخشید. به‌جای آماده‌سازی آنچه که می خواهید بگویید بر آنچه که طرف مقابل می‌گوید و نحوه بیان آن تمرکز کنید. اگر می‌خواهید چیزی را روشن کنید، سؤال بپرسید یا آنچه را که گفته‌اند مجدد بیان کنید تا تأیید کنید که آنها را درست متوجه شده اید.
2. روش ارتباطی
استفاده از راه درست برای برقراری ارتباط یک مهارت مهم است. مکالمه از طریق ایمیل، نامه، تماس تلفنی، جلسات حضوری یا پیام های فوری دارای مزایا و معایبی است. برقراری ارتباط زمانی بهتر است که مخاطبان خود را در نظر بگیرید و اینکه چه اطلاعاتی را می خواهید به اشتراک بگذارید و بهترین راه برای به اشتراک گذاری آن ها را مد نظر داشته باشید.
به عنوان مثال، اگر با یک کارفرما در ارتباط هستید، ممکن است بهتر باشد یک ایمیل رسمی ارسال کنید یا با او تلفنی تماس بگیرید. در محل کار ممکن است دریابید که برقراری ارتباط با اطلاعات پیچیده به صورت حضوری یا از طریق یک کنفرانس ویدئویی آسان تر از ایمیل است. وقتی بتوانید از طریق پیام های فوری صحبت کنید، ایجاد دوستی در محل کار از راه دور آسان تر است.
3. دوستی
ویژگی های دوستانه مانند صداقت و مهربانی می تواند به تقویت اعتماد و درک در هنگام برقراری ارتباط در محل کار کمک کند. سعی کنید با نگرش مثبت ارتباط برقرار کنید، ذهنی باز داشته باشید و سوالاتی بپرسید تا به شما کمک کند بفهمید از کجا می آیند. حرکات کوچکی مانند پرسیدن وضعیت او، لبخند زدن در حین صحبت یا تمجید از کار خوب انجام شده می تواند به شما کمک کند روابط سازنده ای را با همکاران و مدیران تقویت کنید.
می توانید با به خاطر سپردن جزئیات کوچک و متفکرانه در مورد همکاران یا مکالمات گذشته، رفتار دوستانه را تمرین کنید. برای مثال اگر یکی از همکاران به شما بگوید که به زودی تولد فرزندش است و بعداً که دوباره با او ارتباط برقرار کنید ممکن است از او بپرسید که جشن تولد چطور بود.
4. اعتماد به نفس
در محل کار افراد بیشتر به ایده هایی که با اطمینان ارائه می شوند پاسخ می دهند. راه‌های زیادی برای نمایش اعتماد به‌نفس وجود دارد، از جمله برقراری تماس چشمی در هنگام خطاب به کسی، صاف نشستن با شانه‌های باز و آماده‌سازی زودتر از موعد تا افکارتان صیقلی شوند و بتوانید به هر سؤالی پاسخ دهید. ارتباط مطمئن نه تنها در محل کار بلکه در طول فرآیند مصاحبه شغلی نیز مفید است.
5. به اشتراک گذاری بازخورد
ارتباطات قوی می توانند بازخورد انتقادی را بپذیرند و ورودی سازنده ای به دیگران ارائه دهند. بازخورد باید به سؤالات پاسخ دهد، راه حل ارائه کند یا به تقویت پروژه یا موضوع مورد نظر کمک کند. ارائه و پذیرش بازخورد یک مهارت ضروری در محل کار است، زیرا می تواند به شما و اطرافیانتان کمک کند تا پیشرفت های معناداری در کار و پیشرفت حرفه ای خود داشته باشند.
یک راه عالی برای یادگیری نحوه بازخورد دادن این است که از بازخوردهایی که دیگران به شما ارائه می دهند یادداشت برداری کنید. هنگامی که با یک بازخورد کاملاً توضیح داده شده مواجه می شوید، کمی زمان بگذارید تا ببینید و تجزیه و تحلیل کنید که چرا خوب بود، چرا با شما طنین انداز شد و چگونه می توانید آن مهارت ها را در آینده به کار ببرید.
6. حجم و وضوح صدا
هنگام صحبت کردن مهم است که واضح و شنیدنی باشید. تنظیم تن صدای صحبت کردن به گونه ای که بتوانید در تنظیمات مختلف شنیده شوید، یک مهارت است و برای برقراری ارتباط موثر بسیار مهم است. صحبت کردن با صدای زیاد ممکن است در برخی تنظیمات بی احترامی یا ناخوشایند باشد. اگر مطمئن نیستید، در اتاق خود به بقیه گوش کنید تا ببینید دیگران چگونه با هم ارتباط برقرار می کنند.
یکی دیگر از جنبه های ارتباط کلامی، آواز و تونالیته است. این شامل نحوه بالا و پایین رفتن لحن شما، الگوی لهجه شما و فضاهایی است که بین عبارات قرار می دهید. چنین جزئیاتی می‌تواند در انتقال احساسات مؤثر باشد و بینش‌هایی را در مورد نحوه تفسیر پیام شما به مخاطب ارائه دهد (خواه متوجه شوید یا نه).
7. همدلی
داشتن همدلی به این معناست که شما نه تنها می توانید احساسات دیگران را درک کنید، بلکه در آن سهیم باشید. این مهارت ارتباطی هم در تنظیمات تیمی و هم در تنظیمات فردی مهم است. در هر دو مورد باید احساسات دیگران را درک کنید و پاسخ مناسب را انتخاب کنید.
به عنوان مثال، اگر شخصی عصبانیت یا ناامیدی خود را ابراز می کند، همدلی می تواند به شما کمک کند تا عواطف او را بشناسید و آن را پخش کنید. در عین حال، درک زمانی که فردی احساس مثبت و اشتیاق دارد، می تواند به شما کمک کند تا از ایده ها و پروژه های خود حمایت کنید.
8. احترام
یکی از جنبه های کلیدی احترام این است که بدانیم چه زمانی باید ارتباط را آغاز کنیم و پاسخ دهیم. در یک محیط گروهی، اجازه دادن به دیگران برای صحبت بدون وقفه به عنوان یک مهارت ارتباطی ضروری و مرتبط با احترام تلقی می شود. برقراری ارتباط محترمانه همچنین به معنای استفاده عاقلانه از وقت خود با شخص دیگری است - ماندن در موضوع، پرسیدن سؤالات واضح و پاسخ کامل به سؤالاتی که از شما پرسیده شده است.
مطالب مرتبط: چگونه در محل کار با دیگران با احترام رفتار کنیم
9. نشانه های غیرکلامی
بسیاری از ارتباطات از طریق نشانه های غیرکلامی مانند زبان بدن، حالات چهره و تماس چشمی اتفاق می افتد. وقتی به صحبت های کسی گوش می دهید، باید به صحبت های او و همچنین به زبان غیرکلامی او توجه کنید. به همین ترتیب، هنگام برقراری ارتباط باید از زبان بدن خود آگاه باشید تا مطمئن شوید که نشانه های مناسبی را برای دیگران ارسال می کنید.
10. پاسخگویی
چه در حال پاسخ دادن به تماس تلفن باشید یا ارسال پاسخ به یک ایمیل، ارتباط‌دهنده‌های سریع مؤثرتر از کسانی هستند که دیر پاسخ می‌دهند. یک روش این است که در نظر بگیرید پاسخ شما چقدر طول می کشد. آیا این یک درخواست یا سوالی است که می توانید در پنج دقیقه آینده به آن پاسخ دهید؟ اگر چنین است، ممکن است ایده خوبی باشد که به محض دیدن به آن رسیدگی کنید. اگر درخواست یا سؤال پیچیده‌تری است، همچنان می‌توانید تصدیق کنید که پیام را دریافت کرده‌اید و به شخص دیگر اطلاع دهید که بعداً به طور کامل پاسخ خواهید داد.