یکی از مهم ترین کارهایی که باید به عنوان یک صاحب شرکت کوچک انجام دهید، تمرین حسابداری است. زیرا با نگهداری دقیق و کامل سوابق مالی و هزینه های خود، احتمال پرداخت مالیات بر پول غیر درآمدی را کاهش می دهید.
در ادامه به توضیح 12 نکته مهم حسابداری برای مشاغل کوچک می پردازیم.
1. حساب بانکی تجاری و شخصی خود را از هم جدا کنید
اطمینان حاصل کنید که از سرمایه شرکت برای به دست آوردن وسایل شخصی استفاده نمی کنید. تخصیص نادرست پول ممکن است منجر به نگرانی در جریان نقدینگی شود، پرونده مالیاتی و مسائل حسابرسی ممکن است ایجاد شود. بنابراین، در صورت عدم تفکیک حساب شرکتی یا ترکیب امور مالی شخصی و شرکت، ممکن است با مجازات های قانونی روبرو شوید.
اگر صاحب یک کسب و کار کوچک هستید، احتمالاً مسئول تمام خریدها و پرداخت ها هستید. حتی اگر شما تنها کسی هستید که به پول حاصل از کسب و کارتان دسترسی دارید، باید حساب های شخصی و شرکتی خود را همیشه جدا نگه دارید.
اگر نیاز به استفاده از پول کسب و کار برای هزینه های شخصی دارید، فقط یک بار در هفته یک بار به حساب شخصی خود انتقال انبوه انجام دهید تا حسابدار مجبور نباشد با تعداد زیاد تراکنش های کوچک شخصی سر و کار داشته باشد و شما را مجبور به پرداخت هزینه زمان صرف شده بابت آنها نکند.
2. انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب
یکی از توصیه های ضروری حسابداری برای صاحبان مشاغل کوچک، انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب است. اکثر این راه حل های نرم افزار حسابداری برای استفاده و یادگیری ساده هستند. علاوه بر این، آنها می توانند تمام هزینه ها و درآمد کسب و کار شما را محاسبه کنند. به این دلیل است که به شما امکان می دهد هر لحظه وضعیت مالی خود را بررسی کنید.
زمانی که تصمیم می‌گیرید از کدام نرم‌افزار حسابداری استفاده کنید، مطمئن شوید که ظرفیت آن را در مقیاس با سازمان خود و دفتر پشتیبان آن با گسترش آن ارزیابی کنید. با این حال، قبل از خرید هر نرم افزاری، ضروری است که با یک حسابدار ذیصلاح تماس بگیرید.
برای اینکار ما نرم افزار حسابداری آنلاین حسابینو را پیشنهاد می دهیم که شامل سیستم بازرگانی و فروش (ثبت انواع فاکتور و دریافت و پرداخت ...) و حسابداری (شامل گزارشات استاندارد حسابداری مانند ترازنامه، صورت سودوزیان، دفتر کل، روزنامه و ...) که می توانید به مدت یک ماه بدون محدودیت به صورت رایگان از استفاده نمایید و بعد از بررسی اقدام به خرید کنید.
3. حواستان به تسویه فاکتورها باشد
کسب و کارها برای سرپا ماندن به جریان مالی متکی هستند. اگر حساب های دریافتنی و پرداختنی نامتعادل باشد، حتی یک شرکت پررونق ممکن است در تنگنای نقدینگی گرفتار شود. به طور مرتب فاکتورهای معوق خود را مرور کنید. برنامه ای برای ارسال پیامک یادآوری تنظیم کنید. ایده این است که قبل از پرداخت قبوض خود پول دریافت کنید.
از جریمه دیرکرد خودداری کنید به جای آن تخفیف هایی برای پرداخت به موقع یا زودهنگام در نظر بگیرید.
به عنوان یک صاحب کسب و کار باید بدانید که فاکتورهای پرداخت نشده ممکن است بر جریان نقدی شما تأثیر منفی بگذارد. اجازه دادن به مشتریان برای نگه داشتن پول شما برای مدت طولانی ایده خوبی نیست.
پیشنهاد می کنیم مقاله "چگونه مشتریان خود را تشویق به پرداخت به موقع کنید" را مطالعه نمایید.
4. به طور منظم برای مالیات برنامه ریزی کنید
بسیاری از شرکت ها فراموش می کنند که مالیات را در قیمت گذاری و جریان نقدی خود لحاظ کنند. هزینه فروش شامل تعهدات مالیاتی شما، مواد و بسته بندی است.
به طور منظم با حسابدار مالیاتی خود در تماس باشید. این برای اطمینان از این است که شما تمام تلاش خود را برای پیگیری اسناد و هزینه ها انجام می دهید. بنابراین، زمانی که زمان تشکیل پرونده فرا می رسد، از قبل هر آنچه را که نیاز دارید در اختیار خواهید داشت. حفظ یک سازمان مالیاتی همچنین می تواند به شما در تصمیم گیری هوشمندانه در طول سال کمک کند. این به کاهش بار مالیاتی کل شما و جلوگیری از جریمه های پرهزینه کمک می کند.
5. لوگوی کسب و کار خود را با بودجه کم طراحی کنید
برای چاپ فاکتورهای فروش، کارت ویزیت، بروشورها، وب سایت خود به یک لوگو نیاز دارید. که معرف کسب و کار شما به مشتریان باشد.
لازم نیست تمام تلاش خود را بکنید و هزینه ی بالایی برای این کار بپردازید. بسیاری از مشاغل آنلاین وجود دارند که طرح های لوگو را با قیمت های بسیار مناسب ارائه می دهند.
اگر مهارت های طراحی دارید، می توانید از نرم افزارهای طراحی موجود برای طراحی لوگوی خود استفاده کنید. در غیر اینصورت می توانید یک لوگو در یکی از محصولات مایکروسافت مانند Word طراحی کنید.
6. داده های مالی خود را به صورت هفتگی بررسی کنید
بررسی های هفتگی حسابداری شما را از وضعیت شرکت مطلع می کند. شما می توانید هر مشکلی را که ایجاد شده ، پیدا کرده و بررسی کنید. شما قادر خواهید بود بر جریان نقدینگی خود نظارت داشته باشید. علاوه بر این، به شما کمک می کند تا در مورد هزینه های هفتگی خود آگاه باشید و در مورد صورت حساب های جاری به روز بمانید.
کارت اعتباری تجاری، که لیستی از تمام هزینه‌ها را در خود نگه می‌دارد، راه دیگری برای پیگیری تمام هزینه‌های انجام‌شده توسط شرکت است. علاوه بر این، از خرج کردن پول نقد جلوگیری می کنید. بنابراین، دیگر نگران جا انداختن رسیدها نخواهید بود.
7. اسناد تجاری خود را سازماندهی کنید
این یکی از ویژگی های ضروری یک صاحب کسب و کار کوچک است. شما باید تمام اوراق مورد استفاده در معاملات تجاری روزانه را برای مراجعات بعدی حفظ کنید. همیشه مطمئن شوید که تمام صورت‌حساب‌های بانکی و کارت اعتباری، صورت‌های سود و زیان، ترازنامه، رسید و فاکتورهای فروش و خدمات شرکت را دارید. این به شما این امکان را می دهد که در حین رشد، یک پایه مالی محکم برای شرکت خود بسازید.
نگه داشتن اسناد حسابداری باعث می شود:
ردیابی آسان برای هر موضوعی که در آینده ممکن است رخ دهد، و اثبات آن برای یک حسابرس یا کارمند مالیاتی .
اکثر ادارات مالیاتی از کسب و کارها می خواهند که اسنادی را که ادعاهای مالیاتی آنها را پشتیبان می کند حداقل به مدت 10 سال نگه دارند. اینها اسنادی مانند فاکتورها، رسیدها، سوابق دستمزد و غیره هستند.
تنها راه نگهداری سوابق، داشتن یک سیستم بایگانی بسیار سازمان یافته است. یک جعبه یا سبد پر از کاغذهایی که به طور نامرتب قرار داده شده اند، یافتن موارد مورد نیاز را بسیار دشوار کرده و باعث اتلاف وقت می شود.
در حسابینو تمامی اسناد و فاکتورها و رسید ها و ... در دیتابیس اختصاصی شما ذخیره شده و به صورت کاملا ابری و مطمئن در هر زمان در اختیار شما خواهد بود همچنین توسط گزارشات حرفه ای می توانید دروه های زمانی مختلف را با هم مقایسه کنید.
8. به طور منظم با یک متخصص حسابداری مشورت کنید
یک لیست در حال اجرا از سوالات پشتیبان تهیه کنید. همچنین، برای پاسخ‌ها و توصیه‌ها، مرتباً با شرکت حسابداری خود تماس بگیرید. این تضمین می کند که در پایان سال آماده مالیات هستید. علاوه بر این، به شما کمک می کند تا از مشکلات مالی شدید جلوگیری کنید.
9. حساب های دریافتنی را از تسهیلات جدا کنید
مدیریت ضعیف مالی یکی از دلایل اصلی شکست کسب و کار است. اختلاط وجوه ارائه شده توسط مشتریان با وجوه وام گرفته شده توسط شرکت ممکن است باعث سوء تفاهم شود و در نهایت منجر به یک فاجعه مالی شود.
در نتیجه نرم افزاری که بتواند درآمد و تسهیلات اخذ شده را به طور مستقل پیگیری کند توصیه می شود که به پیگیری آسان و سریع در صورت لزوم کمک می کند.
10. از بمباران کارکنان با سیستم های جدید خودداری کنید
نرم‌افزارهای جدید زیادی برای کمک به کسب‌وکارهای کوچک برای انجام بهتر، سریع‌تر کار، کارآمدی بیشتر، و بهبود نتیجه و غیره معرفی شده‌اند. آنها کمک‌های فوق‌العاده‌ای برای ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار هستند و توسعه‌دهندگان تلاش زیادی می کنند تا آنها بتوانند دقیق و بدون ایراد کار کنند.
اما پیاده‌سازی سیستم‌های جدید بیش از حد نزدیک به هم می‌تواند واقعاً برای کارمندان طاقت‌فرسا و برای مدیر کسب‌وکار خسته‌کننده باشد.
مالک یا مدیر باید به دقت در نظر بگیرند که آیا یک سیستم خاص بدون اینکه کارمندان را با کارهای اضافی و ایجاد حواس‌پرتی مشغول کند، ارزش معرفی دارد یا خیر - از این جهت که آنها ممکن است زمان مهمی را که برای انجام واقعی کاری که باعث درآمدزایی در کسب و کار می شود از دست بدهند.
یادگیری سیستم‌های جدید و ایجاد عادت در تکمیل وظایف مربوط به آنها زمان بر خواهد بود.
افراد می‌توانند بدون فکر کردن عادات خود را انجام دهند، اما وظایف جدید نیاز به تفکر زیادی دارد که اگر مدیر بی‌صبر باشد و انتظار داشته باشد که کارمند فوراً آن را به دست آورد، کار مفید را کند می کند و باعث استرس می شود.
هر بار که یک سیستم جدید را معرفی می کنید و به کارمندان زمان دهید تا آنها را یاد بگیرند و عادت کنند قبل از معرفی سیستم بعدی، آنها را به راحتی تکمیل کنند.
11. حقوق کارمندان خود را به موقع پرداخت کنید
اگر افرادی را در کسب و کار خود به کار می گیرید، مطمئن شوید که مسئولیت خود را انجام می دهید و دستمزد یا حقوق آنها را به موقع پرداخت می کنید. کارمندان برای رفاه واحساس امنیت شغلی و کارایی بهتر خود متکی به دریافت به موقع حقوق هستند.
با هر بار پرداخت، مطمئن شوید که پس‌اندازی را برای پوشش مالیات بر حقوق از دستمزد کارمند کنار گذاشته‌اید. این پول متعلق به دولت است.
اطمینان حاصل کنید که اظهارنامه حقوق و دستمزد خود را به موقع ثبت کرده و پرداخت ها را به موقع انجام دهید. انجام این کارها را «فراموش نکنید». تشکیل پرونده یا پرداخت دیرهنگام می تواند جریمه هایی را برای کسب و کار شما به همراه داشته باشد (این یعنی هدر دادن واقعی سرمایه های تجاری شما).
وفاداری کارمندان به کار و شرکت و دلایل آن
12. حسابداری خود را برون سپاری کنید
اگر به نظر شما حسابداری خیلی مشکل است یا وقت کافی برای رسیدگی به آن ندارید، همه چیز را برون سپاری کنید. و از حسابداران خبره و شرکت های حسابداری معتبر کمک بگیرید.
حسابینو یک برنامه حسابداری آنلاین می باشد که توسط آن می توانید تمامی فاکتور های، رسید های دریافت و پرداخت و اسناد حسابداری خود را ثبت نمایید و اتوماتیک تمامی اسناد حسابداری استاندارد توسط سیستم ایجاد شود و با گزارش های کاربردی حسابداری و مدیریتی بخش مالی کسب و کار خود را به راحتی کنترل کنید. برای این کار می توانید به صورت رایگان ثبت نام کنید.