پیگیری هزینه های کسب و کار

شما به عنوان صاحب کسب وکار وقتی به شرایط مالی  اشراف کامل داشته باشید و  می توانید آگاهانه تر تصمیم گیری کنید ، برای شروع در این مقاله برای بررسی نحوه پیگیری هزینه های کسب و کار تنها از چهار مرحله ساده استفاده می کنیم:

• یک حساب بانکی تجاری افتتاح کنید
• هزینه های کسب و کار خود را طبقه بندی کنید
• رسیدهای خود را  ثبت و بایگانی کنید
• به طور منظم هزینه های کسب و کار خود را بررسی و دسته بندی کنید

ساده به نظر می رسد، درست است؟ به مطالعه مقاله ادامه دهید تا ببینید که ردیابی هزینه ها واقعا چقدر می تواند آسان باشد.

هزینه های کسب و کار چیست؟

هزینه های تجاری وجوهی هستند که توسط شما برای کسب و کار پرداخت می شود. آنها به عنوان هرگونه خروج وجه نقد در نظر گرفته می شود که برای پوشش هزینه کالاها و خدماتی که کسب و کار نیاز دارد،  استفاده می شود.

به عنوان مثال برای یک طراح ، لپ تاپ و برنامه هایی مانند Photoshop یا Illustrator، هزینه در نظر گرفته می شود. اما این همه چیز نیست. دستمزد پرداخت شده به دستیاری که در هفته 5 ساعت برای طراح کار می کند نیز یک نوع هزینه تجاری خواهد بودهمینطور پذیرایی در هنگام برگزاری جلسات نیز نوعی هزینه تجاری است.

نحوه پیگیری هزینه های کسب و کار در 4 مرحله آسان :

ردیابی هزینه های کسب و کار فقط راهی برای سازماندهی شما نیست. این موضوع به شما کمک می کند تا به طور وسیعی به کسب و کار خود نگاه کنید تا بتوانید تصمیمات مالی آگاهانه تری برای کسب و کار خود بگیرید. 

مرحله 1: یک حساب بانکی تجاری ایجاد کنید

ردیابی و طبقه‌بندی هزینه‌های کسب‌ و کار شما زمانی که با هزینه‌های شخصی شما ترکیب نشود، بسیار آسان‌تر است. این نکته ما را به مرحله اول می رساند: داشتن یک حساب بانکی تجاری مجزا.

این مرحله برای مشاغل مختلف متفاوت به نظر میرسد. به عنوان مثال، اگر کسب و کار شما ثبت شده است، یا اگر باید چک هایی را به نام کسب و کار خود بنویسید یا دریافت کنید، به چیزی نیاز دارید که "حساب بانکی حقوقی " نامیده می شود. 

اگر شما یک مالک انحصاری هستید و نیازی به ارسال یا دریافت چک به نام کسب و کار خود ندارید، می توانید از یک حساب بانکی شخصی جداگانه به عنوان حساب تجاری خود استفاده کنید. در این سناریو، یک کارت جداگانه برای هزینه های تجاری خود نگه دارید. به این ترتیب هیچ اختلاط حسابی وجود ندارد. همین امر در مورد کارت های اعتباری نیز صدق می کند - یکی را فقط برای خریدهای تجاری نگه دارید.

در پایان روز، هرگز نیازی نیست وقت خود را صرف جداسازی هزینه های تجاری و شخصی از یک رسید کنید. نه تنها بی نظمی پیش می آید و یک درد سر بزرگ است، بلکه ممکن است  مرحله بعدی را به تعویق بیندازید.

مرحله 2: هزینه های کسب و کار خود را طبقه بندی کنید

آیا راهی آسان برای پیگیری هزینه های کسب و کار خود می خواهید؟ شروع به سازماندهی آنها بر اساس دسته بندی کنید. با تشریح مواردی که پول خود را خرج می‌کنید، می‌توانید درک بهتری از اینکه به کجا می‌رود و نحوه ردیابی هر هزینه را به دست آورید.

برای شروع، یک قلم و کاغذ بردارید. به این فکر کنید که کسب و کار شما به چه چیزهایی برای فعالیت نیاز دارد و پول شما هر ماه بابت چه چیزی خرج میشود: تجهیزات، اجاره، حقوق و دستمزد، خدمات آب و برق، وعده های غذایی،... لیست ادامه دارد.

اما یادتان هست گفتیم این کار آسان است؟ برای اینکه به قول خود وفادار بمانیم، در اینجا فقط چند موضوع کلیدی وجود دارد که برای اکثر صاحبان کسب‌وکارهای کوچک منطقی‌تر است:

بهای تمام شده کالای فروخته شده: هزینه هایی است که به فروش محصولات یا خدمات شما مربوط می شود. هزینه های بسته بندی، حمل و نقل و تراکنش تنها سه نمونه از مواردی هستند که می توانند این دسته را تشکیل دهند.

بازاریابی و تبلیغات: هزینه بازاریابی کسب و کار شما چقدر است؟ این هزینه ها شامل رسانه های اجتماعی، چاپ، حضور در رویداد، طراحی و توسعه وب سایت و غیره است.

عوارض و اشتراک ها: این دسته از هزینه هایی تشکیل شده است که شما برای خدمات حرفه ای، ابزارها و انجمن ها می پردازید که می تواند شامل عضویت اتاق بازرگانی، اتحادیه صنف خود  یا اشتراک در مجله تجاری مورد علاقه تان باشد تا در مورد بهترین راهکارهای کسب وکار به روز باشید.

حقوق و دستمزد: این دسته شامل دستمزد و حقوقی است که به کارمندان، پیمانکاران و خودتان پرداخت می کنید.

هنگامی که دسته بندی هزینه های خود را مشخص کردید، یک مرحله دیگر دارید: ردیابی!

 نگران نباشید: با برنامه حسابداری آنلاین حسابینو، این مرحله ساده ترین مرحله است. مطمئناً می‌توانید از برنامه اکسل  استفاده کنید، اما وقتی از نرم‌افزار کسب ‌وکارهای کوچک مانند حسابینو استفاده می‌کنید و هنگام ثبت پرداختها نوع پرداختی مشخص و سند مربوطه بطور خودکار در برنامه حسابداری آنلاین حسابینو ثبت شده و  در نهایت گزارش گیری آسان خواهد بود.

مرحله 3: رسیدهای خود را  ثبت و بایگانی کنید

مهم نیست چه روشی را انتخاب می کنید، ذخیره و ثبت رسیدها یک الزام است. این کار به شما در حفظ نظم و رعایت قوانین مالیاتی کمک میکند.

اگر با رسید های کاغذی سروکار دارید، در اینجا چند نکته برای سازماندهی ذکر میکنیم:

رسیدها را بطور جداگانه  نگه دارید همینطور در کیف یا کیف پول خود نیندازید. یک محفظه جداگانه در کیف خود برای نگهداری رسیدهای کاغذی نگه دارید، سپس در پایان روز آنها را بایگانی کنید. اگر این کار برایتان بیش از حد وقت گیر و سخت است، یک روز در هفته را انتخاب و به این فعالیت اختصاص دهید.

از پوشه ها و زونکن استفاده کنید، به نظر می رسد این کار دیگر قدیمی شده ، درست است؟ اما برای برخی افراد ، این بهترین راه برای منظم ماندن است. برای هر ماه یک پوشه درست کنید و رسیدهای خود را در آن ثبت کنید. بسته به جزئیاتی که می خواهید به دست آورید، حتی می توانید زونکن های خود را بر اساس هر دسته هزینه مرتب کنید. یک مکان امن، مانند یک کمد بایگانی، داشته باشید که بتوانید همه را در آنجا بایگانی کنید.

مرحله 4: به طور منظم هزینه های کسب و کار خود را بررسی و دسته بندی کنید

 بررسی و طبقه‌بندی هزینه‌های کسب ‌وکارتان به طور منظم چیزی است که باید برای هر صاحب کسب ‌و کار سازمان‌ یافته ‌ای عادی شود. این کار کمک می کند تا شما در جریان نقدینگی خود باقی بمانید، و همچنین این امکان را به شما می دهد تا از سلامت مالی کلی کسب و کار خود مطمئن باشید.

درنتیجه؟ شما تصمیمات بهتری برای خرج کردن می گیرید و کسب و کار شما از مزایای آن بهره می برد.

چرا پیگیری هزینه های کسب و کار مهم است؟

پیگیری هزینه ها هدفی فراتر از  سازماندهی کسب و کار شما را دنبال میکند، کسب و کار شما را راه اندازی و جاری می کند. در اینجا فقط چهار دلیل وجود دارد که چرا ردیابی هزینه های کسب و کار باید برای هر صاحب کسب و کار کوچک اولویت باشد.

1.صرفه جویی در زمان و پول

2.بهبود نقدینگی کسب وکار

3. دریافت تصویر واضحی از امور مالی کسب و کار

4. سازگاری با سازمان امور مالیاتی و سایر شرکا و سهامداران

ردیابی هزینه ها را هم اکنون شروع کنید :

ردیابی هزینه های کسب و کار به همان اندازه که آسان است مهم است. با ایجاد یک حساب بانکی تجاری شروع کنید، سپس هزینه های کسب و کار خود را به دسته های کلیدی دسته بندی کنید. هنگامی که هزینه می کنید، رسیدهای خود را ثبت و بایگانی کنید (یا نرم افزاری را پیدا کنید که این کار را برای شما انجام می دهد!) و مطمئن شوید که هزینه های خود را به طور منظم بررسی می کنید.

همین حالا ثبت نام کنید و به مدت یک ماه رایگان از تمامی امکانات نرم افزار حسابداری آنلاین حسابینو بهره مند شوید.