آموزش استفاده از پنل حسابینو

آموزش و راهنمای استفاده از بخش های مختلف پنل

منوهای فاکتور ها


پیش فاکتور:

در این صفحه لیست پیش فاکتور های ثبت شده در سال مالی جاری نمایش داده می شود. جدول پیش فاکتورها شامل ستون های عنوان مشتری، شماره پیش فاکتور، تاریخ پیش فاکتور و سر رسید آن، مبلغ کل، وضعیت پیش فاکتور  و در نهایت منو تنظیمات می باشد.

در صورتی که که شخص ثبت کننده پیش فاکتور دسترسی به تایید آن نداشته باشد بعد از ثبت به صورت منتظر تایید ثبت می شود، تا شخص مدیر یا دارای دسترسی پیش فاکتور را تایید نماید.

با کلیک روی نام شخص اطلاعات کلی شخص قابل مشاهده می باشد و برای مشاهده پیش فاکتور روی شماره آن کلیک می کنیم یا از طریق منو تنظیمات و گزینه مشاهده فاکتور می توان اینکار را انجام داد.

گزینه ها منو تنظیمات () :

مشاهده: مشاهده پیش فاکتور.

کپی: اگر بخواهیم پیش فاکتوری شبیه به پیش فاکتور موجود ایجاد نماییم می توان از طریق این گزینه (جهت تسریع در ثبت) یک کپی از آن تهیه کنیم و هر کدام از قسمت های آن را به دلخواه تغییر دهیم، که دیگر نیازی به ثبت مجدد کل پیش فاکتور نیست.

تبدیل به فاکتور: اگر بعد از ثبت پیش فاکتور مشتری تصمیم به خرید گرفت می توان با این گزینه پیش فاکتور موردنظر را به فاکتور فروش تبدیل کرد.

ویرایش: برای ویرایش و ثبت تغییرات در از این گزینه می توان استفاده کرد. (تمامی عملیات ویرایش و تغییرات در فاکتور ها در لاگ سیستم ثبت می شود و می توان اطلاعات ویرایش شده یا شخص ویرایش کننده را بعدا رویت نمود).

حذف موقت: برای حذف موقت پیش فاکتور از این گزینه استفاده می شود. و در صورت نیاز می توان فاکتور را مجددا بازیابی نمود. برای مشاهده فاکتور های حذف موقت شده می توان از دکمه فاکتور های حذف شده در بالای صفحه استفاده نمود.

حذف: برای حذف کامل پیش فاکتور از سیستم استفاده می شود که در صورت استفاده از این گزینه امکان بازیابی مجدد فاکتور وجود نداد.

لاگ عملیات: از طریق این گزینه می توان تمامی عملیات انجام شده روی پیش فاکتور موردنظر را مشاهده نمود مانند زمان ایجاد، و شخص ایجاد کننده، ویرایش ها یا حذف موقت و ......


ثبت پیش فاکتور جدید

برای ثبت پیش فاکتور جدید روی دکمه جدید کلیک می کنیم و صفحه ای مشابه صفحه زیر باز شده که می توان اطلاعات موردنظر را در آن وارد کرد و پیش فاکتور موردنظر را ثبت کرد.


مشتری: در این قسمت مشتری موردنظر را انتخاب می کنیم اگر قبلا مشخصات مشتری در بخش اشخاص ثبت شده باشد  می توان با وارد کردن نام و نام خانوادگی یا کد شخص موردنظر را انتخاب کرد در غیر اینصورت می توان با کلیک روی دکمه + شخص جدید را  تعریف نمود. که البته نیاز به داشتن سطح دسترسی لازم را دارد.

آدرس: برای انتخاب آدرس شخص یا وارد کردن آدرس جدید برای شخص انتخاب شده می باشد.

تاریخ و تاریخ سر رسید: تاریخ پیش فاکتور را می توان در این قسمت وارد کرد تاریخ موردنظر باید در بازه سال مالی فعلی سیستم باشد. تاریخ سر رسید نیز برای مهلت اعتبار پیش فاکتور می باشد.

شماره ارجاع: می توان از این فیلد برای ثبت شماره دلخواه مانند شماره ارجاع به اسناد یا فاکتور دیگر استفاده کرد.

مالیات و تخفیف: از طریق این گزینه می توان ستون های مالیات و تخفیف را یا در سطرها برای هر کالا یا محصول وارد شده ثبت نمود یا فقط یک بار در پایان نمایش داد.

تخفیف و مالیات: می توان نرخ مالیات و تخفیف را به % مشخص نمود. که در بخش تنظیمات مالی می توان نرخ های پیش فرض را تغییر داد.

واحد پول : که در حال حاضر واحد های ریال و تومان در قسمت تنظیمات مالی قابل انتخاب می باشند.

تیک های مالیات و تخفیف: با انتخاب یا عدم انتخاب این گزینه ها می توان هر یک از گزینه های مالیات یا تخفیف را در فاکتور نمایش داد یا غیر فعال کرد.

اضافه کردن محصول یا آیتم به فاکتور: برای اضافه کردن آیتم جدید می توان در کادر باز شده در قسمت عنوان نام یا کد محصول موردنظر را وارد نمود  یا روی دکمه آبی رنگ در ستون اول جدول استفاده کرد و بعد از باز شدن لیست روی عنوان محصولا موردنظر کلیک کرد. در صورتی که محصول موردنظر وجود نداشته باشد و در صورت داشتن دسترسی می توان روی دکمه سبز رنگ + کلیک کرده و آن محصول را ثبت کرد تا به فاکتور اضافه شود.

بعداز انتخاب یک محصول می توان در ستون های تعداد، مبلغ واحد، تخفیف و مالیات همان سطر ارقام موردنظر خود را وارد نمود و رقم های پیش فرض را تغییر داد.

برای حذف یک آیتم از فاکتور می توان روی دکمه قرمز رنگ  کلیک کرده تا آن سطر حذف شود یا با استفاده از دکمه نارنجی رنگ آن مشخصات آن محصول را ویرایش نمود.

نکته: ثبت محصول جدید و یا ویرایش محصولا نیاز به داشتن سطح دسترسی موردنظر را دارد.

برای اضافه کردن سطرهای بیشتر نیز روی دکمه سطر جدید کلیک می شود.

دکمه ثبت دارای چند حالت مختلف می باشد:


تایید: به صورت دکمه پیش فرض قابل مشاهده می باشد که با کلیک روی آن پیش فاکتور موردنظر ثبت شده و به صفحه مشاهده پیش فاکتور منتقل خواهد شد

تایید و فاکتور جدید: فاکتور موردنظر به صورت تایید شده ثبت می شود و یک صفحه جدید برای ثبت فاکتور جدید باز می شود.

ثبت موقت و خروج: در صورتی که فاکتوری را بخواهیم به صورت موقت ثبت نموده تا بعدا آن را تکمیل کنیم از این دکمه استفاده می کنیم. که بعد از ثبت از صفحه موردنظر خارج می شود.

ثبت موقت و ادامه: فاکتور به صورت موقت ثبت شده و صفحه جدید برای ثبت فاکتور جدید باز می شود.

فاکتور های فروش و خرید نیز مانند پیش فاکتور ثبت و ویرایش می شوند که می توانید از راهنمای بالا برای ثبت فاکتور های فروش و خرید نیز استفاده کنید.

در صفحه فاکتور های خرید و فروش ستون باقیمانده مبلغی است که کاربر باید پرداخت کند تا فاکتور تسویه شود. که اگر کاربری در حساب خود دارای مبلغ باشد (برای فاکتور فرشو تراز مثبت و برای فاکتور خرید تراز منفی) خود به خود این تسویه و پرداخت انجام خواهد شد، همچنین در صورتی که فاکتور دارای باقیمانده باشد و همچنین فاکتور برگشتی آن ثبت شود به اندازی مبلغ برگشتی از مبلغ باقیمانده کسر می گردد.  در غیر ایصورت در بخش بعدی راهنمای نحوه پرداخت یا دریافت مبلغ توضیح داده شده است.

نکته: میزان بدهکاری یا بستانکاری هر شخص باید در حساب تراز وی مشخص شود یعنی با کلیک روی نام شخص و در صفحه مشخصات شخص تراز او را مشاهده نمود در صورتی که تراز مثبت باشد فرد بستانکار و اگر منفی باشد شخص بدهکار خواهد بود.

فاکتورهای برگشتی:

در صورتی که بعد از ثبت فروش یا خرید اجناس فروخته شده یا خریداری شده برگشت داده شوند (به هردلیلی مانند خرابی یا ثبت اشتباه و ...) می بایست برای آن فاکتور فاکتور برگشت از فروش یا برگشت از خرید ثبت شود. که در اینصورت در کادر مشخص شده می توان شماره آن فاکتور را وارد کرده تا انتخاب شود. یا در منو تنظیمات فاکتور های فروش یا خرید روی دکمه برگشت کلیک شود.

فاکتور های ضایعات:

اگر کالایی در انبار به هر دلیلی دیگر قابل استفاده یا فروش نباشد می بایست برای آن فاکتور ضایعات ثبت شود. و همچنین در صورت فروش ضایعات ثبت شده می توان بعدا سند دستی ثبت نمود.