به مرور زمان شما باید فاکتورهای بیشتری ثبت کنید، ثبت های جدید دفتر روزنامه را انجام دهید ، صورت های مالی تهیه کنید و این روند ادامه دارد.
به همین دلیل است که در عصر حاضر، اکثر مشاغل از نرم افزار حسابداری برای مدیریت حسابداری خود استفاده می کنند. نرم افزار حسابداری بیشتر مراحل چرخه حسابداری را بصورت خودکار انجام میدهد ، و به شما این امکان را می دهد که وقت اصلی خود را روی چیزهایی واقعاً مهم مانند رشد کسب و کارتان صرف کنید.
نرم افزار حسابداری آنلاین چیست؟
نرم‌افزار حسابداری آنلاین یا ابری ابزاری است که به حسابداران یا صاحبان مشاغل کمک می‌کند تا فرآیندهای حسابداری کسب و کار خود را بر بستر اینترنت مدیریت کنند.
به عبارت ساده، نرم افزار حسابداری به شما کمک می کند تا فرآیند های حسابداری بصورت خودکار انجام شود.
برای مثال، میتوانید هر بار که پرداختی از طریق حساب بانکی شرکت انجام میشود، فرآیند ثبت دفتر روزنامه را بطور خودکار انجام دهید. یا حتی می توانید با یک کلیک ماوس یک صورت مالی تهیه کنید. در صورتیکه که اگر بخواهید از اکسل استفاده کنید ممکن است ساعت ها طول بکشد.
در حالی که استفاده از نرم افزار حسابداری دارای فواید بسیار زیادی است، در اینجا به مهمترین آنها اشاره می کنیم.
1. دسترسی در هر زمان و هر مکان
بارزترین مزیت نرم افزار حسابداری ابری نسبت به هر سیستم حسابداری سنتی این است که هر زمان و هر مکان و با هر ابزاری به داده های خود دسترسی داشته باشید.
می توانید از نرم افزار حسابداری آنلاین از رایانه شخصی، لپ تاپ، تبلت و تلفن همراه خود استفاده کنید. تنها چیزی که نیاز دارید یک دستگاه متصل به اینترنت و یک مرورگر (یا اپلیکیشن موبایل) است.
می توانید تنها با چند کلیک صورت های مالی و گزارش ها را تولید، مشاهده و دانلود کنید.
نیازی نیست از حسابدار خود بخواهید آن را سه روز قبل آماده کند. فقط وارد برنامه حسابداری خود شوید، به بخش گزارش های مالی خود بروید و صورت مالی مورد نیاز خود را دانلود کنید.
2.تبادل آسانتر اطلاعات بین همکاران
نرم افزار حسابداری ابری همکاری را به آسانی 1-2-3 می کند.
مواقعی را به خاطر آورید که مجبور به تغییر اطلاعات فایل اکسل باشید و در یک فلش ذخیره کنید و سپس آن را در اختیار همکاران خود قرار دهید تا آنها نیز بتوانند به روزترین نسخه صورت های مالی را داشته باشند!
با نرم افزار حسابداری ابری، یکی از مزیت های اصلی این است که همه به اطلاعات حسابداری و مالی بلادرنگ دسترسی دارند. بنابراین تمام کاری که کارمندان شما باید انجام دهند این است که وارد پلتفرم شوند و کار خود را انجام دهند.
علاوه بر این، نرم افزار حسابداری آنلاین به شما امکان می دهد سطوح دسترسی متفاوتی را به کاربران مختلف بدهید. به این ترتیب می توانید دسترسی ها را بر اساس مجموعه ای از عملکردهای حسابداری که یک کاربر برای انجام آنها نیاز دارد تنظیم کنید.
3. صرفه جویی در زمان با اتوماسیون
بخش اعظم کاری که یک حسابدار باید به صورت روزانه انجام دهد بسیار دستی و تکراری است. مثلا:
ثبت فاکتور فروش، ردیابی تراکنش ها و ثبت دفتر روزنامه مربوطه، ارسال یادآوری تاخیر پرداخت به مشتریان
نکته را متوجه شدید. اکثر مراحل چرخه حسابداری را می توان بطور خودکار انجام داد. و این دقیقاً همان کاری است که نرم افزار حسابداری آنلاین حسابینو به بهترین شیوه انجام می دهد.
برای شروع، می توانید ثبت سندها را خودکار کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که بانک و لیست اشخاص را در نرم ا فزار وارد نمایید . به این ترتیب، هر بار که فاکتوری ثبت میکنید و یا پرداختی را انجام می‌دهید یا دریافت میکنید، سند حسابداری مربوطه به طور خودکار ثبت میشود و به حساب‌های مناسب نگاشت میشود.
همچنین میتوانید گزارشات مالی خود را بصورت اتوماتیک دریافت کنید.
البته به خاطر داشته باشید که همه نرم افزارهای حسابداری ابری درجه یکسانی از اتوماسیون حسابداری را ارائه نمی دهند. اگر به دنبال نرم افزار حسابداری هستید که در اتوماسیون عالی باشد، حسابینو را امتحان کنید. شما میتوانید یک ماه رایگان از تمامی قسمت ها بدون محدودیت استفاده نمایید!
4. بهبود امنیت حسابداری
یکی از بزرگترین مزیت‌های نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر ابر این است که تمام داده‌های حسابداری شما به طور ایمن در فضای ابری محافظت میشوند. این بدان معناست که داده‌های شما تحت لایه‌هایی از الگوریتم های رمزگذاری پیشرفته نگهداری میشوند.
و بهترین بخش این است که تمام داده های شما همیشه همگام سازی می شود. بنابراین نه تنها امن تر است، بلکه بروز هم هست.
فقط برای ارائه یک ایده بهتر، زمانی که کسب و کارها از نرم افزار حسابداری مبتنی بر ویندوز استفاده می کردند، باید به طور مداوم از داده های حسابداری نسخه پشتیبان تهیه می شد. از این گذشته، داده ها روی یک هارد دیسک ذخیره می شدند. و همانطور که احتمالا می دانید، هارد دیسک ها بسیار ظریف هستند و احتمال از بین رفتن، پاک شدن، یا به سادگی خراب شدن و غیرقابل استفاده شدن آنها بالاست.
در نتیجه، کسب‌وکارها مجبور بودند زمان زیادی را به ادغام داده‌های حسابداری و برنامه‌های بازیابی بلایای طبیعی خود اختصاص دهند. این به نوبه خود به معنای هزینه های بالاتر و اتلاف وقت بیشتر بود.
با نرم افزار حسابداری آنلاین، هرگز نباید نگران پشتیبان گیری از اطلاعات خود باشید - سیستم این کار را به صورت خودکار برای شما انجام می دهد.
5. افزایش دقت حسابداری
با نرم افزار حسابداری آنلاین، می توانید با اکثر خطاهای معمولی حسابداری خداحافظی کنید.
نرم افزار حسابداری آنلاین اطمینان حاصل می کند که سوابق حسابداری شما هر بار به شیوه ای مناسب و دقیق سازماندهی شود. مواقعی را به خاطر می آورید که ساعت ها زمان صرف یافتن دلیل عدم تعادل در ترازنامه می کردید؟ در صورتیکه سند تراز نباشد نرم‌افزار حسابداری ابری، بلافاصله به شما خطا داده و به این ترتیب از انجام خطا جلوگیری می شود.
و این تنها یک مثال بسیار ساده از نحوه عملکرد نرم افزار حسابداری جهت ثبت و نگهداری اطلاعات حسابداری و مالی دقیق تر برای کسب و کار شماست
یکی دیگر از خطاهای رایج حسابداری که با استفاده از نرم افزار حسابداری می توانید از آن جلوگیری کنید، هرگونه خطای مربوط به بروزرسانی و تغییر داده ها است. تصور کنید در حال ویرایش یک اکسل هستید که قبلاً تغییر کرده است، اما هرگز نسخه به روز شده را ذخیره نکردید.
پی بردن به نحوه ادغام تغییرات از دو فایل مختلف می تواند واقعا وقت گیر باشد. اما با نرم‌افزار حسابداری آنلاین، دیگر نیازی به مقابله با چنین مشکلاتی نخواهید داشت، زیرا تمام داده‌ها در فضای ابری همگام‌سازی میشوند.
در مجموع، نرم افزار حسابداری آنلاین تضمین می کند که سوابق حسابداری شما به درستی و با دقت سازماندهی شده ،گزارش‌های مالی شما دقیق‌تر باشد در نتیجه تیم شما می‌تواند سریع‌تر و دقیق تر تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی کند.
6. گزارش در بهترین زمان
مرور داده های حسابداری و گزارش به موقع احتمالاً یکی از برتری های نرم افزار حسابداری است.
برای مرور به موقع داده‌های حسابداری خود، کافیست نرم‌افزار حسابداری آنلاین خود را با حساب‌های بانکی کسب وکار خود یکپارچه کنید و بتوانید مواردی مانند هزینه‌ها ، فروش و موجودی را به موقع مرور کنید.
نرم افزار حسابینو یک داشبورد اختصاصی (مانند تصویر زیر) در اختیار شما قرار می دهد که به شما امکان می دهد تمام حساب ها و مواردی را که می خواهید پیگیری کنید، در یک نگاه مرورکنید.
7. کاهش هزینه ها و صرفه جویی
ممکن است از خود بپرسید، نرم افزار حسابداری که خود مشمول هزینه هست چگونه باعث صرفه جویی در هزینه ها میشود؟ پاسخ ساده است.
وقت طلاست . زمان تلف شده برای مسائلی مانند انجام کارهای تکراری، رفع خطاهای حسابداری، تهیه گزارش های مالی و غیره را در نظر بگیرید، استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین با صرفه جویی در زمان به کاهش هزینه کسب و کار شما کمک می کند.
استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین حسابینو بدون شک بهترین و مقرون به صرفه ترین راه برای انجام حسابداری برای یک کسب و کار کوچک است.
8. کاهش تشریفات اداری و استفاده از نسخه کاغذی (کاغذبازی)
در سال 2022، هیچ کس دوست ندارد با پیچیده گی تشریفات اداری سر و کار داشته باشد.
رسیدگی به امور اداری بسیار وقت گیر و پرهزینه است. چرا یک فتوکپی تهیه کنید، در حالی که می توانید به سادگی با یک کلیک یک کپی ایجاد کنید؟
مزیت استفاده از نرم افزار حسابداری این است که تمامی داده های مالی اعم از ثبت اسناد، صورت های مالی و گزارش ها آنلاین است که هر فاکتور، رکورد یا ورودی ایجاد و ذخیره شد، برای هر کسی که دسترسی مربوطه را دارد به راحتی قابل مشاهده است.
علاوه بر این، میتوانید فاکتورها را بطور مستقیم از نرم‌افزار برای مشتریان خود ثبت و به وسیله ایمیل یا پیامک ارسال کنید و زمان و هزینه‌ای که برای چاپ و ارسال صورت‌حساب‌ها تلف میشود کاهش داده و در عین حال روند دریافت وجه نقد را نیز تسریع می بخشد .
9. بهبود روند ثبت صورتحساب یا فاکتور
ثبت فاکتور یکی از امور حسابداری است که هر کسب و کاری صرف نظر از اندازه و نوع صنعت باید انجام دهد. و در حالی که نوع فاکتور بر اساس نوع فروش متفاوت است، روند تهیه فاکتور کم و بیش یکسان است.
پیش از این، با استفاده از اکسل، ورد یا حتی با دست فاکتور تهیه می کردند. نتیجه معمولاً یک فاکتور با فرمت بد بود که تهیه آن احتمالاً چند دقیقه طول می کشید.
در حال حاضر، اگر کسب وکاری هستید که فقط 5 فاکتور در ماه ایجاد می‌کند، این مشکل بزرگی نیست. با این حال، اگر هر ماه بیش از 100 فاکتور تهیه می کنید، که برخی از آنها تکرای هستند، انجام آن با دست فاجعه خواهد بود. به خصوص در تهیه گزارش ها از میزان فروش، موجودی انبار مقدار سود و زیاد و ...
با نرم افزار حسابداری ابری، می توانید با استفاده از یکی از قالب های از پیش ساخته شده در عرض چند ثانیه یک فاکتور تجاری حرفه ای تهیه کنید.
برای ثبت یک فاکتور به صورت مکرر و ماهانه فقط یک کلیک لازم است تا یک فاکتور ثبت شده را به یک فاکتور تکراری تبدیل شود. ساده است!
10. تهیه تمام صورت های مالی اداره دارائی
برای کسب و کار های ثبت شده و حقوقی که نیاز پرداخت مالیات دارند و باید صورت های سالانه مالی خود را به اداره دارائی تحویل دهند داشتن یک نرم افزار آنلاین حسابداری بسیار سودمند خواهد بود.
گزارشهایی همچون ترازنامه چهار ستونی، صورت سود و زیاد، دفاتر روزنامه و کل اسناد اختتامیه و افتتاحیه و ... را می توانید در حسابینو به راحتی و در هر زمان در اختیار داشته باشید.