کار خسته کننده و پیش پا افتاده حسابداری اغلب ساعت ها و ساعت ها زمان می برد. این دلیل اصلی این است که بیش از نیمی از صاحبان مشاغل کوچک امور مالی خود را به صورت ماهانه به روز نمی کنند. حسابداری هر چقدر هم که پیش پا افتاده به نظر برسد، در واقع بزرگترین سلاح مخفی شما در مدیریت و رشد کسب و کار است. ما به عنوان صاحبان کسب و کار تنها با اندازه گیری دقیق و منسجم وضعیت مالی یک شرکت و سایر شاخص های کلیدی می توانیم به طور مؤثر کسب و کار خود را مدیریت و گسترش دهیم.
برای جلوگیری از دردسرهای مالی ناشی از سوء مدیریت حسابداری، باید از مسائلی که می تواند شما را به دام بیندازد آگاه باشید.
در اینجا 10 مورد از رایج ترین اشتباهات حسابداری که صاحبان مشاغل کوچک در هنگام رسیدگی به امور مالی شرکت خود مرتکب می شوند آورده شده است:
1. بی توجهی به ثبت و بایگانی رسیدهای با هزینه های ناچیز
دریافت و نگهداری سوابق کم ارزش یا با هزینه ناچیز برای خیلی از مشاغل رایج است. از دست دادن رسیدها یا فراموش کردن آن هزینه های کوچک که ناچیز به نظر می رسند آسان است. نگهداری سوابق دقیق به صورت ماهانه و با یک سیستم پرونده سازی مناسب می تواند در زمان و هزینه مالیات بر درآمد شما صرفه جویی کند. همچنین می تواند مدارک لازم را در صورت ممیزی شدن توسط مالیات ارائه دهد. در صورت انجام ممیزی بالقوه، سوابق دقیق درآمد و هزینه ها می تواند باعث صرفه جویی میلیونها ریال مالیات شما شود.
2. عدم پیگیری هزینه های قابل جبران.
غفلت از ردیابی هزینه های قابل بازپرداخت مانند دور ریختن پول است. نه تنها می توانید پول خود را از دست بدهید، بلکه می توانید کسر مالیات را نیز از دست بدهید، که در اصل یکسان است. باز هم، برنامه های ردیابی هزینه های زیادی وجود دارد که این فرآیند را آسان و سازگار می کند. سعی کنید به هنگام جمع آوری هزینه های خود عادت کنید که هزینه های خود را ردیابی کنید. هر چه بیشتر بدون ردیابی ادامه دهید، احتمال نادیده گرفتن هزینه های شما بیشتر می شود. ردیابی هزینه های قابل بازپرداخت به همان اندازه مهم است که رسیدهای کوچکتر خود را ذخیره می کنید. یکی به شما امکان می دهد در صورت ممیزی یک سری کاغذ را نگهداری کنید، دیگری به شما امکان می دهد سلامت مالی کسب و کار خود را ردیابی کنید.
3. عدم طبقه بندی صحیح کارکنان
با وجود پیمانکاران، مشاوران و فریلنسرهای مستقل زیادی که این روزها در اطراف وجود دارند، گاهی اوقات تشخیص اینکه چه کسی در لیست کارکنان است و چه کسی نیست، دشوار است. با این حال از این غافل نشوید. طبقه بندی نادرست کارکنان و پیمانکاران می تواند عواقب قابل توجهی از جمله جریمه های مالیاتی و دعاوی داشته باشد.
4. عدم برقراری ارتباط
چه بخواهید یک حسابدار پاره وقت استخدام کنید یا کار را به یک متخصص برون سپاری کنید، ارتباط کلید حسابداری موثر است، داشتن ارتباطات قوی بین حسابدار و کارمندان شرکت بسیار مهم است. حسابدار خود را آگاه و یکپارچه با آنچه در داخل کسب و کار می گذرد نگه دارید. این به حسابدار کمک می کند تا صورت های مالی تهیه کند که منعکس کننده نیازهای عملیاتی واقعی کسب و کار شما باشد و خطاها را به حداقل می رساند. یکی از رایج‌ترین اشتباهات، برای مثال، پرداخت پاداش به شخصی و گزارش نکردن آن به حسابدار است. دیگری خرید لوازم و عدم ارائه به حسابدار یا ارائه رسید است. داشتن ارتباطات قوی بین حسابدار و کارمندان شرکت بسیار مهم است. در واقع این به حسابدار کمک می کند تا صورت های مالی تهیه کند که منعکس کننده نیازهای عملیاتی واقعی کسب و کار شما باشد.
5. غفلت از تطبیق اطلاعات
نداشتن حساب های بانکی جداگانه برای فعالیت های شخصی و تجاری می تواند به یک مشکل تبدیل شود. اگر حسابرسی می شوید، ممکن است لازم باشد سوابق کاملی از فعالیت های مرتبط با کسب و کار ارائه دهید که جدا از هزینه های شخصی شما باشد. اطمینان حاصل کنید که صورت های بانکی شما هر ماه به درستی تطبیق داده می شود. تطبیق دفاتر خود با صورت حساب های بانکی یک جنبه اساسی برای تعیین سلامت مالی شما است و مهم است که مطمئن شوید که به درستی و به طور مداوم انجام شده است. تطبیق دفاتر به شما کمک می‌کند تا میزان پولی که در هر زمان در اختیار دارید را شناسایی کنید و همچنین به شما امکان می‌دهد اشتباهات بانکی را قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگ کشف کنید. با این حال، تطبیق می تواند پیچیده باشد، به همین دلیل است که استخدام یک حسابدار با تجربه بسیار توصیه می شود.
6. نداشتن پشتیبان کاغذی
وقتی صحبت از حسابرسی می شود، یک دفتر بدون کاغذ در واقع می تواند یک مسئولیت بزرگ باشد، به خصوص در صورت بروز مشکلات فنی. مقامات مالیاتی می خواهند یک پرونده کاغذی را ببینند که شامل اسناد کاملاً واضح و قابل مشاهده و یک سیستم سازماندهی شده خوب از پشتیبان گیری کاغذی است. برنامه‌هایی که رسیدهای شما را ذخیره می‌کنند، می‌توانند عملیات روزمره را آسان‌تر کنند، اما همچنان مهم است که حداقل ده سال از اطلاعات مالی خود نسخه پشتیبان تهیه کنید.
7. عدم اخذ یا کسر مالیات بر فروش مناسب
در بسیاری از مشاغل، گزارش نکردن مالیات بر فروش و محاسبه نکردن آن یک اشتباه رایج در حسابداری است. نظارت در جمع آوری و گزارش مالیات فروش می تواند منجر به جریمه های قابل توجهی شود. از طرف دیگر، وارد کردن اطلاعات نادرست ممکن است منجر به افزایش کل مبلغ فروش و مالیات فروش بیش از حد شود. اطمینان حاصل کنید که شما و حسابدارتان با آخرین تغییرات قوانین آشنا هستید، بنابراین می‌توانید با شرایط و قوانین جدید تطبیق دهید و مسئولیت مالیاتی خود را محدود کنید.
8. بی اعتنایی نقدی خرد
هر کسب و کار کوچکی که از پول نقد استفاده می کند باید یک متولی اختصاصی داشته باشد که بتواند آن را مدیریت کرده و خرید را تأیید کند. این امر مسئولیت پذیری را تضمین می کند و احتمال کلاهبرداری، سرقت و سوء استفاده را محدود می کند. برای این منظور، مشاغل باید سیاست‌های روشنی در مورد خریدهای نقدی خرد داشته باشند و هر خریدی که با پول نقد انجام میشود باید یک رسید همراه برای هزینه داشته باشد تا اسناد واضحی برای کسر زمان مالیات وجود داشته باشد. رسیدها و وجوه نقد باقیمانده باید برابر با مبلغ اصلی تعیین شده برای صندوق باشد. هنگامی که صندوق تمام شد، می توان یک چک را به صورت نقد نوشت تا دوباره کل مبلغ شارژ شود. نداشتن سیاست نقدی خرد می تواند باعث ایجاد دردسر برای حسابدار شما شده ودر هنگام ثبت مالیات منجر به مشکلات جدی شود.
9. طبقه بندی نادرست یا طبقه بندی بیش از حد
حفظ یک روند شفاف و منظم برای حسابداری شما بسیار مهم است. در حالی که بیشتر دسته‌های هزینه‌ها نسبتاً استاندارد و ساده هستند، اشتباه بسیاری از صاحبان کسب‌وکار هنگام حسابداری شخصی خود، ایجاد دسته‌های تکراری یا عدم وارد کردن هزینه‌ها در دسته‌بندی مناسب است. از دستورالعمل‌های حسابداری عمومی برای طبقه‌بندی استاندارد استفاده کنید و تا حد امکان کمتر دسته‌بندی جدید ایجاد کنید. ردیابی دقیق درآمد و هزینه ها در دسته بندی های صحیح، اندازه گیری مناسب سودآوری را تضمین می کند. دانستن روش‌های مالیاتی مختلف برای هر دسته درآمد و هزینه می‌تواند منجر به صرفه‌جویی مالیاتی قابل توجهی نیز شود، یک حسابدار حرفه ای می تواند به شما کمک کند تا دفاتر خود را تمیز کنید و مطمئن شوید که نمودار حساب های شما ناب و تمیز است.
10. اتلاف وقت زیاد
بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک از نوشتن دفاتر مالی خود متنفرند، اما سعی می کنند یا خودشان حسابداری را انجام دهند یا از یک فرد حرفه ای در امر حسابداری استفاده نمی کنند، که منجر به اتلاف وقت زیاد میشود. اگرچه همه ما می دانیم که زمان معال پول است، بسیاری از صاحبان مشاغل ارزش کافی برای زمان خود قائل نیستند. اینکه چگونه برای زمان خود ارزش قائل هستید برای کسب و کار شما بسیار مهم است. کار خسته کننده و وقت گیر حسابداری را به حرفه ای ها بسپارید. حسابداران ماهر و حرفه ای مهارت های لازم برای انجام سریع و کارآمد کار را دارند و از تخصص لازم برای یافتن خطاهای ظریفی که در غیر این صورت ممکن است از قلم افتاده باشند، برخوردارند. به عنوان حرفه ای، آنها همچنین از تغییرات مالیاتی که می تواند روی شیوه های مالی روزمره شما تأثیر بگذارد آگاه خواهند بود که در درازمدت برای سوابق مالی شما بسیار سودمند است و در وقت و هزینه شما صرفه جویی می کند.
این موضوع نه تنها می تواند در وقت شما صرفه جویی کند بلکه زمان بیشتری را نیز آزاد می کند تا بتوانید روی رشد تمرکز کنید و کسب و کار خود را به توسعه دهید.
اکنون که 10 اشتباه رایج در حسابداری را مطالعه کردید، نگاهی به کسب و کار خود بیندازید و مشخص کنید که آیا هر یک از اینها در مورد شما صدق می کند یا خیر. اکنون زمان آن است که تغییرات آسانی برای ارتقای سیستم حسابداری خود ایجاد کنید و آن وظیفه پیش پا افتاده حسابداری را به سلاح مخفی خود برای مدیریت و موفقیت کسب و کار تبدیل کنید!
اگر هنوز برای ثبت اطلاعات مالی خود نرم افزار حسابداری مناسب تهیه نکرده اید ، توصیه میکنم از حسابینو یک ماه رایگان استفاده کنید تا از مزایای آن مطلع شوید.