هنگام ایجاد مشاغل موارد زیادی وجود دارد که باید در باره آنها آگاهی داشته باشید. از بازاریابی و پیدا کردن مشتری گرفته تا ایجاد وب سایت و حضور پر رنگ در دنیای مجازی و دیجیتال.
اما یک نکته مهم وجود دارد که از همان ابتدا باید به آن توجه ویژه داشته باشید و آن بودجه کسب و کار شماست.
اگر می خواهید که یک کسب و کار پایدارو پر رونق ایجاد کنید. داشتن بودجه ای دقیق ضروری است اما چگونه باید آن را ایجاد کنید؟
در ادامه نگاهی به ایجاد بودجه کسب و کار در 5 مرحله ساده می پردازیم.
بودجه تجاری چیست و چرا مهم است؟
قبل از اینکه به چگونگی ایجاد بودجه تجاری بپردازیم بطور مختصربودجه تجاری و اینکه چرا برای کسب و کارها بسیار مهم است توضیح دهیم.
بودجه کسب و کار نمای کلی از امور اقتصادی شماست. این اطلاعات کلیدی در مورد وضعیت فعلی مالی شما از جمله درآمد و هزینه و اهداف مالی بلندمدت را بیان می کند. از آنجا که بودجه شما نقشی اساسی در تصمیم گیری های مالی مناسب برای کسب و کارتان بازی می کند باید یکی از اولین وظایفی باشد که به آن می پردازید.
و در نهایت باید به عنوان یک صاحب کسب و کار با هوش مالی بالا هنگام ایجاد بودجه به نکات زیر توجه داشته باشید:
- تصمیمات مالی مناسب بگیرید از بسیاری جهات بودجه کسب و کار مانند یک نقشه راه مالی است. که کمک می کند تا وضعیت اقتصادی خودرا ارزیابی کنید و برای رسیدن به اهداف مالی خود در آینده باید چه کاری انجام دهید.
- مشخص کنید کجا هزینه ها را کاهش دهید یا درآمد خود را افزایش دهید. همچنین این بودجه به شما کمک می کند تا زمینه هایی را برای کاهش هزینه ها و یا افزایش درآمدهای خود شناسایی کنید و در نتیجه باعث سودآوری برای شما می شود.
- همچنین اگر قصد دارید برای بودجه خود را از راه دریافت وام تجاری یا سرمایه گذاران دریافت کنید باید بودجه مفصلی را ارائه دهید که درآمد و هزینه های شما را به طور خلاصه بیان کند.
گام اول: منابع درآمد خود را محاسبه کنید
اولین کار مهمی که هنگام ساخت بودجه تجاری یک کسب و کار کوچک باید انجام دهیداین است که تجارت شما هر ماه چه مقدار پول می آورد و این پول از کجا تامین می شود. ارقام فاکتورها و اسناد فروش شما بهترین منبع برای شروع است با این اعداد و آمار می توانید منابع درآمد دیگری را برای تجارت خود در طول ماه ایجاد کنید.
نرم افزار آنلاین حسابینو دارای گزارش های متعدد سیستمی و حسابداری می باشد که توسط آن می توانید منابع درآمدی خود را شناسایی و تقویت کنید یا در زمینه هایی که پتانسیل فروش بیشتری وجود دارد سرمایه گذاری بیشتری انجام دهید.
تعداد کل منابع درآمد شما به مدل کسب و کار شما بستگی دارد. به عنوان مثال یه کسب و کار در زمینه نویسندگی و تولید محتوا دارید ممکن است منابع درآمدی زیر را از این طریق داشته باشید:
- ایجاد محتوا به صورت پروژه ای (Freelance) برای کسب و کار ها دیگر.
- یک دوره آموزشی در مورد نویسندگی و تولید محتوا
- انجام مشاوره به نویسندگان دیگر که به تازگی وارد این عرصه شده اند.
مطمئن شوید هرچقدر منابع درآمدی دارید همه را شناسایی کرده اید تا تصویری واضح از کل درآمد ماهانه خود بدست آورید.
گام دوم: تعیین هزینه های ثابت دوره ای
بعد از مشخص شدن منابع درآمدی باید هزینه هایی که به طور ثابت و دوره ای پرداخت می کنید را مشخص کنید. هزینه های ثابت شامل هر هزینه ای می باشد که ماه به ماه ثابت می ماند مانند اجاره، یا سرویس های خاص مانند هزینه سرویس اینترنت، خرید دامین، هاست و سرور و در نهایت هزینه های حقوق و دستمزد.
با استفاده از نرم افزار حسابداری حسابینو می توانید در بخش گزارش ها لیست هزینه هایی که ثابت را مشاهده کنید .
پس از تعیین این هزینه ها آنها را با هم جمع کنید تا مجموع هزینه های ثابت ماهانه خود را بدست آورید.
نکته مهم: اگر تازه کسب و کار خود را شروع کرده اید و داده های مالی برای بررسی ندارید حتما از هزینه های پیش بینی شده استفاده کنید مثلا اگر اجاره نامه ای برای فعالیت محل کار خود امضا کرده اید یا نیاز به دریافت سرویس اینترنت و ... دارید می توانید آنها را در لیست هزینه های ثابت خود ثبت نمایید.
گام سوم: تعیین هزینه های متغییر
هزینه های متغییر بر اساس عملکرد و فعالیت تجاری هر ماه متفاوت خواهد بود مانند هزینه های آب ، برق و گاز یا هزینه های حمل و نقل، کمیسیون فروش یا هزینه های سفر و ...
هزینه های متغییر طبق تعریف بالا از ماهی به ماه دیگر متفاوت خواهد بود ، هنگامی که سودی بیشتر از حد انتظار دارید می توانید هزینه بیشتری را صرف متغییرهایی کنید که به سرعت رشد کسب و کار شما کمک میکند و همینطور هنگامی که سود شما از حد انتظارتان پایین تر است کاهش هزینه های متغییر را در نظر بگیرید تا منابع مالی خود را برای کارهای مهمتر حفظ کنید.
در پایان هر ماه هزینه های متغییر خود را حساب کنید با گذشت زمان خواهید فهمید که چگونه این هزینه ها با عملکرد کسب و کار شما طی ماه های خاص متغیر است. که می تواند به شما کمک کند تا دقیقتر پیش بینی بودجه را انجام دهید.
گام چهار: هزینه های یک بار پرداخت را پیش بینی کنید.
بسیاری از هزینه های کسب و کار شما هزینه های منظمی خواهد بود که شما برای هر ماه پرداخت می کنید خواه هزینه های ثابت یا متغییر. اما هزینه هایی نیز وجود دارد که بسیار کمتر اتفاق می افتد که ثبت این هزینه ها را نیز در بودجه خود نباید فراموش کنید.
مثلا اگر نیاز دارید در آینده یک لپ تاپ بخرید یا در یک دوره آموزش کسب و کار شرکت کنید. اضافه کردن آنها به لیست بودجه به شما کمک می کند منابع مالی لازم را برای تامین هزینه ها کنار بگذارید و از تجارت خود در برابر هزینه ها و بار مالی ناگهانی محافظت کنید.
علاوه بر افزودن هزینه های یکبار پرداخت برنامه ریزی شده به بودجه باید یک بودجه اضافه هم برای حوادث و هزینه های غیرقابل پیش بینی در نظر بگیرید مانند خرابی تلفن هوشمند یا سیستم های کامپیوتر یا استخدام مشاور IT برای رفع نقص های امنیتی یا سیستمی. به این ترتیب وقتی هزینه غیر منتظره ای پیش می آید همیشه آمادگی لازم را دارید.
گام پنجم: تمام مراحل را با هم یکجا لیست کنید.
تا اینجا تمام تمام منابع درآمدی و هزینه های خود را ثبت کرده اید مرحله بعدی تمام آنها را یکجا ثبت کنید تا نمای کلی از وضعیت مالی خود بدست بیاورید.
حال با توجه به بودجه کسب و کار خود می خواهید کل درآمد و کل هزینه های خود را حساب کنید پس جریان وجه نقد (درآمد) را با جریان نقدینگی (هزینه) مقایسه کنید تا سودآوری کلی شما تعیین شود.
برای اینکه گام های بالا را به صورت عملی نشان دهیم یک مثال از بودجه بندی را در پایین به شما نمایش می دهیم تا ایده هایی برای ایجاد بودجه کسب و کارتان به شما بدهیم.
نکته: ارقام به صورت ساده و با مبالغ کم ثبت شده اند تا درک آن راحت تر شود.
درآمدها:
درآمد از مشتری 1: 5000 تومان
درآمد از مشتری 2: 4500 تومان
درآمد از مشتری 3: 6000 تومان
فروش محصول: 1500 تومان
وام ها: 1000 تومان
پس انداز: 1000 تومان
درآمد سرمایه گذاری: 500 تومان (مانند سود ماهیانه از بانک یا سود سهام یا سایر بازارهای سرمایه گذاری)
جمع درآمد کل:19.500 تومان
هزینه ها:
هزینه های ثابت:
اجاره: 1000 تومان
اینترنت: 50 تومان
هزینه حقوق و دستمزد: 5000 تومان
میزبانی وب سایت: 50 تومان
بیمه: 75 تومان
مالیات: 50 تومان
خدمات حسابداری: 100 تومان
خدمات حقوقی و مشاوره های: 100 تومان
جمع هزینه های ثابت: 6.425 تومان
هزینه های متغییر:
پورسانت فروش: 2000 تومان
دستمزد پیمانکار: 500 تومان
قبض برق: 125 تومان
صورتحساب گاز: 75
قبض آب: 125 تومان
خدمات چاپ: 300 تومان
مواد اولیه: 200 تومان
هزینه های تبلیغات: 750
سفر و رویدادها: 0 تومان
حمل و نقل: 50 تومان
جمع هزینه های متغییر: 4.125
هزینه های یکبار پرداخت:
مبلمان اداری: 750 تومان
لوازم اداری: 500 تومان
نرم افزار جدید: 1000 تومان
هدایای مشتری: 100 تومان
جمع هزینه های یکبار پرداخت: 2.350 تومان
جمع کل هزینه ها: 12.900 تومان
کل هزینه ها (12،900) - درآمد کل (19،500) = کل درآمد خالص (6،600)
مهمترین نکته این است که اگر درک درستی از سودآوری خود در ماه داشته باشید می توانید از آن برای تصمیم گیری صحیح مالی برای پیشبرد تجارت خود استفاده کنید.
به عنوان مثال وقتی متوجه می شوید که در شرایط قرمز هستید و بیش از درآمد خود هزینه می کنید ممکن است که هزینه های بخش های مختلف خود را کاهش دهید و بر یافتن مشتری های جدید تمرکز کنید. متناوبا اگر درآمد شما به طور قابل توجهی افزایش یافت و بسیار بیشتر از هزینه های شما شد می توانید مجددا آنها را در کار خود سرمایه گذاری کنید مثلا نرم افزار های خود را به روز نمایید یا نیروی جدید استخدام کنید یا کسب و کار خود را گسترش دهید و منابع درآمدی جدید تعریف نمایید.